ДЛЪЖНОСТНА ХАРАКТЕРИСТИКА на длъжността ТЕХНИЧЕСКИ СЕКРЕТАР

ДЛЪЖНОСТНА ХАРАКТЕРИСТИКА на длъжността
ТЕХНИЧЕСКИ СЕКРЕТАР

Клас по НКП: помощен персонал
Код по НКП: 4115

I. ОСНОВНИ ДЛЪЖНОСТНИ ЗАДЪЛЖЕНИЯ

1.Получава постъпващата кореспонденция за управителя на дружеството, систематизира я в съответствие с установения ред и я предава за разглеждане от управителя или конкретни изпълнители.

2.Контролира сроковете на изпълнение на материалите, определени от управителя за вземане на отчет.

3.Осъществява организацията по подготовка на заседания и съвещания на съвета на директорите, като осигурява необходимите материали и уведомява участниците за времето, мястото и дневния ред.

4.Предава и получава информация по приемно предавателните устройства, организира телефонните разговори на управителя, приема и изпраща телефонограми, телекси и факсове, обработва и систематизира получената информация и я докладва на управителя.

5.Приема и предава документи за подпис от управителя и лични заявления от работниците и служителите.

6.Осигурява повикването на работници и служители при управителя и прием на външни посетители в съответствие с установения ред.

7.Стенографира, пише на машина или компютър или организира отпечатването и размножаването на материалите.

8.Води картотека по установената номенклатура на документите и осигурява тяхното съхраняване или предаването им в деловодството.

9.Осигурява снабдяването на кабинета с канцеларски и други материали, организира подреждането и поддържането на кабинета в съответствие с изискванията.

10.Изпълнява и други конкретно възложени задачи, свързани с длъжността.

II. ОСНОВНИ ОТГОВОРНОСТИ, ПРИСЪЩИ ЗА ДЛЪЖНОСТТА

1.Отговаря за качеството на организацията на техническото обслужване на управителя на дружеството.

2.Носи отговорност за настъпили вреди от несвоевременно предадена информация.

III. ОРГАНИЗАЦИОННИ ВРЪЗКИ И ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

1.Длъжността е пряко подчинена на управителя на предприятието.

2.При изпълнение на длъжността се осъществяват организационни връзки и взаимоотношения с всички работници и служители в предприятието.

3.Осъществява контакти с управители и специалисти от други предприятия и организации по линия на получаване и предаване на информацията.

IV. НЕОБХОДИМА КОМПЕТЕНТНОСТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ДЛЪЖНОСТТА

1.Трябва да знае:

а)правилата и вътрешните инструкции, свързани с водене на деловодната дейност;

б)реда и изискванията за съставяне и оформяне на служебната документация;

в)правописните правила на книжовния български език;

г)компютърните и други информационни системи и апарати за извършване на секретарска дейност.

V. ИЗИСКВАНИЯ ЗА ЗАЕМАНЕ НА ДЛЪЖНОСТТА

1.Образование: средно.

2.Друга квалификация: работа с компютър и добро владеене на английски език.

3.Професионален опит: над 1 години трудов стаж по специалността, а при липса на такъв - трудов договор със срок за изпитване.